Cara Mencatat Transaksi Harian Usaha untuk Pengelolaan Keuangan yang Rapi

Juli 14, 2025

0 menit baca

Bisniso.com - Setiap pelaku usaha, sekecil apa pun skala bisnisnya, wajib memahami cara mencatat transaksi harian usaha. Tanpa pencatatan yang rapi dan konsisten, pemilik usaha akan kesulitan menilai performa keuangan bisnisnya secara akurat. Bahkan, arus kas yang tidak tercatat bisa menyesatkan saat mengambil keputusan penting.

Banyak pemilik UMKM masih mengabaikan pencatatan transaksi harian, karena merasa repot atau belum tahu cara memulainya. Padahal, mencatat setiap pemasukan dan pengeluaran bukan sekadar administrasi. Ini adalah fondasi utama dalam mengelola dan menumbuhkan usaha secara berkelanjutan.

Artikel ini akan membahas secara praktis cara mencatat transaksi harian usaha—baik secara manual maupun digital—beserta format, tips, dan kesalahan umum yang harus dihindari. Dengan mengikuti panduan ini, Anda akan lebih siap dalam mengelola keuangan usaha secara profesional.

Mengapa Mencatat Transaksi Harian Usaha Itu Penting?

Banyak usaha kecil bangkrut bukan karena tidak laku, tetapi karena pengelolaan keuangannya kacau. Salah satu penyebab utamanya adalah tidak adanya catatan transaksi harian yang sistematis. Tanpa pencatatan, Anda tidak bisa melacak laba rugi secara akurat, dan sulit mengambil keputusan berbasis data.

Pencatatan transaksi harian membantu:

Mengetahui arus kas harian
Mengevaluasi efisiensi usaha
Mencegah pengeluaran yang tidak perlu
Membuat laporan keuangan lebih cepat dan akurat

Contohnya, seorang pedagang makanan kecil yang mencatat semua pembelian bahan dan penjualan hariannya akan tahu secara pasti berapa keuntungan bersih yang diperoleh. Tanpa catatan itu, semua hanya berdasarkan “perkiraan” yang bisa menyesatkan.

Jenis Transaksi yang Harus Dicatat Setiap Hari

Dalam praktik cara mencatat transaksi harian usaha, ada dua kategori utama transaksi:

Pemasukan (income):

Penjualan barang/jasa
Pendapatan dari piutang yang dibayar
Pendapatan tambahan (misal: cashback atau diskon pembelian)

Pengeluaran (expense):

Pembelian bahan baku
Biaya operasional (listrik, air, pulsa, sewa)
Gaji karyawan
Cicilan utang, dan lain-lain

Selain itu, transaksi non-tunai seperti utang dan piutang juga harus dicatat, karena sangat memengaruhi kondisi kas usaha meski uangnya belum berpindah tangan.

Cara Mencatat Transaksi Harian Usaha Secara Manual

Metode manual sangat cocok bagi usaha kecil yang belum memiliki akses ke perangkat digital. Anda cukup menyediakan buku kas harian atau buku tulis biasa yang dibagi menjadi beberapa kolom:

Tanggal	Keterangan	Pemasukan	Pengeluaran	Saldo
01/07	Penjualan nasi kotak	Rp500.000	–	Rp500.000
01/07	Beli beras 10 kg	–	Rp130.000	Rp370.000

Tips penting:

Catat setiap transaksi di hari yang sama
Gunakan pulpen warna berbeda untuk pemasukan dan pengeluaran agar mudah dibaca
Simpan bukti transaksi (nota/faktur) di map terpisah

Kelebihan dan Kekurangan Pencatatan Manual

✅ Kelebihan:

Murah, cukup dengan buku dan alat tulis
Mudah dipahami pemula
Tidak perlu koneksi internet atau gadget

❌ Kekurangan:

Rentan salah hitung atau salah tulis
Butuh waktu lebih lama untuk rekap bulanan
Sulit diakses jika tidak berada di lokasi usaha

Meski begitu, cara mencatat transaksi harian usaha secara manual tetap relevan bagi usaha rumahan atau kios kecil di daerah dengan keterbatasan akses teknologi.

Cara Mencatat Transaksi Harian Usaha Secara Digital

Teknologi memudahkan siapa pun dalam pencatatan transaksi harian. Anda bisa menggunakan:

Microsoft Excel atau Google Sheets
Aplikasi pembukuan gratis seperti BukuWarung, Catatan Keuangan Harian, atau Akuntansi UKM

Langkah dasar:

Buat sheet dengan kolom: tanggal, jenis transaksi, pemasukan, pengeluaran, dan saldo
Gunakan rumus otomatis untuk menjumlahkan saldo
Lakukan pencatatan setiap kali ada transaksi

Contoh format digital:

Tanggal	Transaksi	Masuk	Keluar	Saldo
01/07	Penjualan Online	750.000	–	750.000
01/07	Pembelian Kemasan	–	50.000	700.000

Keuntungan Pencatatan Digital untuk Usaha Mikro

Menggunakan alat digital dalam cara mencatat transaksi harian usaha memberi keuntungan signifikan:

Lebih akurat: rumus otomatis meminimalkan kesalahan hitung
Cepat: laporan keuangan bisa langsung dibuat dari data harian
Aksesibilitas: data bisa dibuka kapan saja via smartphone
Aman: data tersimpan di cloud (Google Drive, Dropbox, dll)

Aplikasi seperti BukuKas dan Money Manager juga menyediakan grafik pengeluaran, pengingat transaksi, dan fitur laporan otomatis. Ini sangat bermanfaat bagi pelaku UMKM yang mulai naik kelas.

Tips Agar Konsisten Mencatat Transaksi Setiap Hari

Pencatatan keuangan harian hanya efektif jika dilakukan secara konsisten. Berikut beberapa strategi:

Tetapkan waktu khusus, misalnya setiap akhir shift atau setelah tutup toko
Gunakan alarm pengingat di HP
Libatkan anggota keluarga atau staf untuk membantu mencatat
Sediakan tempat khusus untuk menyimpan nota/faktur

Biasakan mencatat bahkan untuk transaksi kecil. Banyak usaha gagal melacak kebocoran dana karena mengabaikan transaksi harian yang dianggap remeh.

Kesalahan Umum dalam Mencatat Transaksi Usaha

Meski terlihat mudah, banyak pelaku usaha melakukan kesalahan fatal dalam pencatatan:

Mencampur keuangan pribadi dan usaha → solusi: pisahkan rekening
Tidak mencatat transaksi non-tunai
Mencatat di akhir minggu → hasilnya bisa keliru karena lupa detail
Tidak menyimpan bukti transaksi

Kesalahan-kesalahan ini bisa menimbulkan kebingungan saat audit atau rekap akhir bulan. Oleh karena itu, penting memahami prinsip dasar dari cara mencatat transaksi harian usaha sejak dini.

Contoh Format Catatan Transaksi Harian yang Sederhana dan Efektif

Berikut contoh format catatan transaksi harian usaha yang bisa digunakan baik manual maupun digital:

Tanggal	Keterangan	Pemasukan	Pengeluaran	Saldo
01/07/2025	Jualan es teh 50 cup	Rp500.000	–	Rp500.000
01/07/2025	Beli gula dan es batu	–	Rp60.000	Rp440.000
02/07/2025	Jualan es jeruk	Rp450.000	–	Rp890.000

Jika Anda menggunakan Google Sheets, format ini bisa dibuat dengan fungsi SUM otomatis untuk kolom saldo. Untuk usaha yang berkembang, Anda bisa menambahkan kolom “Kategori” untuk klasifikasi transaksi seperti bahan baku, operasional, dll.