Sistem Akuntansi UMKM

Apa Itu Sistem Akuntansi UMKM?

Bisniso.com - Sistem akuntansi UMKM adalah proses pencatatan, pengelompokan, dan pelaporan transaksi keuangan yang dilakukan oleh pelaku usaha mikro, kecil, dan menengah. Dalam praktiknya, sistem ini tidak harus rumit, tetapi wajib akurat dan terstruktur agar dapat mencerminkan kondisi keuangan usaha secara riil.

UMKM memiliki karakteristik unik yang menuntut sistem akuntansi yang sederhana namun efektif. Dengan sistem akuntansi UMKM yang tepat, pemilik usaha dapat memahami aliran kas masuk dan keluar, aset, kewajiban, hingga laba yang dihasilkan.

Pentingnya sistem akuntansi UMKM tidak hanya dalam hal pengelolaan internal, tetapi juga menjadi dasar penting saat pelaku usaha ingin mengakses permodalan dari lembaga keuangan, investor, atau program pemerintah.

Manfaat Sistem Akuntansi bagi UMKM

Implementasi sistem akuntansi UMKM memberikan sejumlah manfaat krusial. Pertama, transparansi keuangan menjadi lebih terjaga. Pemilik usaha dapat memantau setiap pengeluaran dan pemasukan secara sistematis.

Kedua, sistem akuntansi membantu dalam proses pengambilan keputusan. Ketika data keuangan tersedia dan tertata dengan baik, pelaku usaha bisa menilai apakah strategi bisnisnya menghasilkan keuntungan atau malah merugikan.

Ketiga, sistem akuntansi yang tertib akan memudahkan akses pembiayaan. Banyak lembaga keuangan mensyaratkan laporan keuangan minimal tiga bulan sebagai dasar evaluasi kelayakan kredit.

Komponen Utama dalam Sistem Akuntansi UMKM

Untuk menyusun sistem akuntansi UMKM yang baik, ada beberapa komponen utama yang wajib dimiliki. Yang pertama adalah jurnal harian, tempat semua transaksi dicatat secara kronologis. Ini menjadi dasar dari seluruh laporan keuangan.

Selanjutnya, buku besar berfungsi mengelompokkan akun berdasarkan jenisnya seperti kas, piutang, modal, atau beban. Di sinilah pelaku UMKM bisa memantau saldo tiap akun.

Lalu ada laporan laba rugi, neraca keuangan, dan arus kas. Ketiga laporan ini wajib dibuat minimal bulanan untuk mengetahui performa keuangan bisnis. Terakhir, rekonsiliasi bank juga penting, yaitu mencocokkan catatan kas dengan laporan rekening koran untuk menghindari selisih.

Jenis Sistem Akuntansi yang Cocok untuk UMKM

Sistem akuntansi UMKM dapat dibagi menjadi dua pendekatan utama, yaitu berbasis kas dan berbasis akrual. UMKM pemula umumnya lebih cocok menggunakan sistem kas, karena lebih sederhana dan hanya mencatat saat uang benar-benar masuk atau keluar.

Dari sisi teknis, pelaku usaha bisa memilih antara sistem manual dan digital. Sistem manual biasanya menggunakan buku tulis atau spreadsheet seperti Excel. Meskipun lebih murah, sistem ini berisiko tinggi terhadap kesalahan pencatatan.

Sebaliknya, sistem akuntansi digital berbasis aplikasi atau software menawarkan kemudahan otomatisasi. Pelaku UMKM hanya perlu input transaksi, dan laporan keuangan akan langsung terbentuk secara otomatis.

Software Akuntansi untuk UMKM yang Paling Direkomendasikan

Kini tersedia banyak software akuntansi UMKM yang bisa diakses dengan harga terjangkau, bahkan gratis. Beberapa yang populer di Indonesia antara lain:

• Jurnal by Mekari – Cocok untuk UMKM dengan aktivitas keuangan menengah ke atas.
• Accurate Online – Populer di kalangan pelaku UMKM retail dan jasa.
• Beecloud – Menyediakan antarmuka sederhana dan harga bersaing.
• SI APIK (Aplikasi Pencatatan Informasi Keuangan) – Gratis dan dikeluarkan oleh Bank Indonesia, sangat cocok untuk UMKM pemula.

Pemilihan software sebaiknya disesuaikan dengan volume transaksi, kebutuhan fitur, dan anggaran bulanan.

Tantangan UMKM dalam Menerapkan Sistem Akuntansi

Meskipun manfaatnya besar, penerapan sistem akuntansi UMKM tidak selalu mudah. Tantangan paling umum adalah minimnya literasi akuntansi di kalangan pelaku usaha. Banyak yang masih mencampur keuangan pribadi dan bisnis.

Tantangan lainnya adalah keterbatasan sumber daya manusia. Tidak semua UMKM memiliki staf keuangan khusus. Ini membuat pencatatan menjadi terbengkalai karena pemilik sibuk operasional.

Ketakutan terhadap biaya software atau jasa akuntansi juga menjadi hambatan. Padahal, ada banyak solusi gratis atau murah yang bisa dimanfaatkan pelaku UMKM untuk membangun sistem akuntansi dasar.

Cara Membangun Sistem Akuntansi Sederhana untuk UMKM

Untuk memulai sistem akuntansi UMKM dari nol, langkah pertama adalah memisahkan rekening bisnis dan pribadi. Ini adalah fondasi yang sering dilupakan oleh pelaku usaha kecil.

Langkah kedua, buatlah template pencatatan transaksi harian yang memuat tanggal, keterangan, jumlah uang masuk/keluar, dan saldo akhir. Template ini bisa dibuat di Excel atau Google Sheets.

Langkah ketiga, lakukan pengumpulan bukti transaksi seperti nota pembelian, kwitansi, dan invoice. Bukti ini akan memudahkan verifikasi dan laporan bulanan.

Dengan konsistensi, sistem sederhana ini akan membentuk fondasi kuat untuk manajemen keuangan UMKM secara jangka panjang.

Peran Konsultan atau Jasa Akuntansi dalam Bisnis UMKM

Jika pelaku UMKM merasa kesulitan menyusun sistem akuntansi sendiri, menggunakan jasa akuntansi bisa menjadi solusi. Konsultan akuntansi dapat membantu mulai dari setup sistem hingga pelaporan pajak.

Biasanya, konsultan akuntansi menawarkan paket bulanan atau per proyek. Harganya cukup variatif tergantung kompleksitas usaha, namun tetap bisa disesuaikan dengan anggaran UMKM.

Yang penting, pelaku usaha harus memilih jasa akuntansi yang memahami karakteristik UMKM, memiliki portofolio jelas, dan memberikan layanan yang edukatif, bukan hanya teknis.

Tips Sukses Mengelola Sistem Akuntansi UMKM

Berikut beberapa tips agar sistem akuntansi UMKM berjalan efektif:

1. Konsisten mencatat setiap transaksi, sekecil apa pun nilainya.
2. Evaluasi laporan keuangan setiap akhir bulan untuk memahami tren dan potensi risiko.
3. Gunakan teknologi yang sesuai kapasitas dan kebutuhan bisnis.
4. Belajar dasar-dasar akuntansi melalui kursus daring atau pelatihan UMKM dari pemerintah.
5. Jangan menunda pencatatan, karena akan menyulitkan saat harus menyusun laporan bulanan atau tahunan.

Dengan sistem akuntansi UMKM yang baik, pelaku usaha dapat menjalankan bisnis secara profesional, berkelanjutan, dan siap berkembang ke level yang lebih tinggi.